Comment bien trier ses papiers administratifs ?

Le problème avec les papiers administratifs, c’est que l’on a pas le choix que de les garder. Ce n’est pas ce qu’il y a de plus passionnant à trier, ranger etc (sauf pour certains… coucou Sandra!). Néanmoins, c’est nécessaire. Afin de trier au mieux toutes ces informations, histoire que ce soit facile d’accès le jour où l’on en a besoin, je vous présente dans cet article ma technique d’organisation pour bien trier ses papiers administratifs. Et découvrez dans ma rubrique dédiée tous les articles liés à l’organisation !

Comment bien trier ses papiers administratifs ?

Un bon système de rangement

Il n’y a pas de secret. Pour que les informations soient accesssibles facilement et sans prise de tête, rien de mieux qu’un bon système de rangement. Il n’y a pas 36 façons de faire, et ce que je vais vous décrire n’est en rien révolutionnaire. Néanmoins, j’ai déjà eu dans mon entourage des personnes qui rangeaient simplement tous les papiers dans une même pochette, les stockaient tous au même endroit sans forcément les trier. Du coup, quand on a besoin de rechercher une facture ou un contrat bancaire, il est du coup difficile de s’en sortir parmi la pile de papiers …. Ca rend l’expérience encore plus pénible !

Trier ses papiers par catégories

Pour ma part, j’ai décidé de regrouper mes papiers administratifs par catégories :

• Travail : contrats de travail, fiche de paie, CV, fonds de pension …
• Immobilier : tout ce qui concerne votre logement ! Bail, acte de vente, factures …
• Banque : contrats bancaires, extraits de comptes …
• Impôts : déclarations de revenus, taxe d’habitation, taxe foncière ….
• Achats : factures d’achat de meubles, d’appareils éléctroniques , garanties ….
• Scolarité : bulletins, diplômes, CV ….
• Santé : carnet de santé, analyses sanguines, radios, compte-rendu d’opération ….

J’ai un classeur dédié à chaque catégorie, mais vous pouvez regrouper plusieurs catégories au sein d’un même classeur. Pour bien séparer les catégories, aidez vous d’intercalaires. Identifiez bien chaque classeur, comme ça il sera plus rapide de retrouver l’information/le papier recherché.

Pour les documents administratifs sous forme numérique, je procède de la même façon. Dans un système en ligne (Google Drive, Dropbox…), j’organise plusieurs dossiers dans lesquels j’insère les documents. Mais j’avoue que je suis plutôt old school en ce qui concerne les papiers administratifs. Je préfère les imprimer et tout regrouper dans mes classeurs, comme ça j’ai une vue d’ensemble.

Combien de temps garder les papiers admisitratifs ?

A imprimer pour avoir l’info dispo tout le temps a portée de main sans forcément devoir aller sur le site du gouvernement. Bien sûr, cela peut être amené à changer, mais dans les grandes lignes, cela reste toujours la même chose.

Ma technique pour gérer au quotidien

Même si mes papiers sont bien organisés dans mes classeurs, j’avoue avoir la flemme quand je reçois un papier administratif. Trouver le bon classeur, sortir une feuille transparente, ranger le papier, ranger le classeur …. Ce n’est pas grand chose mais sachant que par moment, la paperasse administrative arrive au compte goutte, j’ai mis en place un système qui me permet de gérer ça en 2 temps.

Plutôt que de ranger mes papiers administratifs un par un, j’utilise un trieur. Chaque pochette intercalaire du trieur est dédié à une catégorie comme cité ci dessus. Quand je reçois un papier, je le stocke temporairement dans mon trieur, dans la pochette intercalaire qui lui est dédié. Une à 2x par an, je me prends le temps de transférer les papiers qui sont dans mon trieur dans mes classeurs. Et comme dans le trieur les catégories sont les mêmes que dans mes classeurs, le rangement se fait très vite ! C’est pour moi beaucoup plus pratique de le faire une fois que j’ai accumulé quelques documents à ranger plutôt que de le faire au compte goutte … J’ai pensé que cette astuce pourrait vous servir à vous aussi ! C’est aussi l’occasion de regarder votre fiche qui renseigne les dates de conservation pour vérifer s’il n’y a pas de papiers « expirés » dont vous pouvez vous débarasser.

Comment bien trier ses papiers administratifs, le bilan

Trier ses papiers est certes, fastidieux. Mais avec un bon système de rangement et avec une bonne organisation au quotidien, ça rend la tâche beaucoup plus agréable, vous ne trouvez pas ? Et vous, vous vous organisez comment pour vos papiers administratifs ? Dites moi tout en commentaire. Et pour d’autres articles sur le thème Lifestyle, c’est par ici !